Facturación electrónica (evalúe si está preparado)

El proceso de pasar de facturación en papel a electrónicamente es un tema de sumo cuidado, y al respecto expertos ponen en entredicho la estrategia de la DIAN frente a este proceso

En dos años Colombia tendría totalmente implementada la factura electrónica. Pese a que la obligación de este tema comenzará a funcionar desde el 1 de enero de 2019, y ya para septiembre de este año cerca de 3.500 grandes contribuyentes deben estar en funcionamiento con la nueva modalidad, se piensa que la medida no estará en pleno funcionamiento hasta 2020, cuando se incluyan las facturaciones de tipo POS y sectorial.

Desde el punto de vista del director de Marketing de Seres, Alberto Redondo, la transición del papel a lo electrónico se podría tomar un tiempo de uno a dos años. La experiencia en otros países demuestra que dar el paso a la factura electrónica obligatoria es simplemente la base para un proyecto mucho más ambicioso, en el que los gobiernos acaban impulsando el uso de más documentos y comprobantes electrónicos.

“Lo más seguro es que en los próximos cinco años la Dian vaya sumando a la transformación digital documentos como la nota de remisión, los libros contables, las nóminas, los comprobantes de percepción y remisión, etc.”, dice Redondo.

¿Preparados o no para este paso?

Frente al tema, el ministro de hacienda, Mauricio Cárdenas, ha dicho que este mecanismo, el cual facilita las transacciones de los contribuyentes y el control de la evasión por parte de la Dian, se ha venido implementando desde el primero de marzo del año anterior. “Nosotros no esperamos hasta el 2019, y empezamos a adelantar ese proceso desde el año anterior”, aclaró Cárdenas en un comunicado emitido por el ministerio, a mediados de mayo de este año.

Desde el primero de marzo de 2017 comenzó la expedición de facturas electrónicas de forma voluntaria, con un grupo de 58 empresas. Actualmente, son 620 contribuyentes que están facturando electrónicamente por iniciativa propia. Desde la implementación del proceso en el año anterior, se han expedido hasta ahora más de 3 millones de documentos electrónicos, correspondientes a un valor superior a 40 billones de pesos.

William Shelton, presidente del Banco Multibank Colombia, también ha comentado sobre las dificultades del proceso. Para él, la mayoría de las empresas en el país cuentan con una manera arraigada para realizar los procesos de facturación, y desconocen el nuevo. Además, solo el 3 % de estas se han comprometido en el tema, lo que dificulta su desarrollo.

“Debido a la arraigada forma de realizar los procesos de facturación tradicional de la mayoría de empresas en Colombia, y al desconocimiento de este proceso, todavía no se ve clara la adopción del tema. Sin embargo, hay que tener en cuenta que son muchos los beneficios que ofrece este instrumento en términos de mejora de procesos, reducción de costos y mayor seguridad en el resguardo de los documentos”, resalta Shelton.

Hay que anotar que las entidades públicas también deben migrar a facturación electrónica, ya que están dentro del grupo de seleccionados. El proceso que deberán realizar es el mismo establecido para los demás contribuyentes seleccionados para facturar electrónicamente.

En cuanto a los costos en que incurriría una empresa cuando contrata un proveedor tecnológico este dependerá del tipo de solución que requiera la empresa.

Ahora, si un cliente no cuenta con un correo electrónico para enviarle la factura, se entrega la representación gráfica de la factura electrónica. Si el contribuyente, o receptor de la factura, ya es facturador electrónico, debe dar algún medio digital de recepción.

Fuente:   https://actualicese.com/actualidad/2018/06/19/facturacion-electronica-como-estan-preparados-la-dian-y-los-contribuyentes/#

CCCE aliado de la Dian en el proceso de Facturación electrónica

Victoria Virviescas, presidente de la Cámara Colombiana de Comercio Electrónico (CCCE), se refirió al crecimiento que ha tenido la facturación electrónica en Colombia y considera que para el 2021 toda la facturación hecha en el país será por este medio.

La CCCE ha promovido el desarrollo de un Código de Buenas Prácticas para definir las mejores acciones jurídicas, operacionales y técnicas para los proveedores tecnológicos de factura electrónica autorizados por la DIAN con la finalidad de establecer estándares de calidad e idoneidad en la prestación de servicio.

“Esta entidad defiende los intereses del sector privado, de algunas compañías que han incursionado en alguna actividad digital, las que venden por internet y resaltó las que proveen el servicio de factura electrónica, que hoy día se denominan proveedoras tecnológicas autorizadas por la DIAN”

CCCE se ha destacado por ser un aliado importante para la DIAN en la promoción de la implementación y masificación de la Factura Electrónica en el país que busca la formalización de la economía y el acceso a fuentes de financiación.

La entidad fue creada en el 2008, a pesar de ser una entidad relativamente nueva, la CCCE ha realizado contribuciones significativas en el desarrollo e implementación de la facturación electrónica, se ha hecho presente en la participación par la elaboración de varios proyectos normativos tales como: Decreto 2242 de 2015; al Proyecto de Resolución REFEL – Manual de Funcionamiento del Administrador del Registro de Facturas Electrónicas; Proyecto  de Modificación al decreto 1625 de 2016; además participó con sus afiliados proveedores de factura electrónica en el Plan Piloto 2016 del nuevo modelo de Factura Electrónica en la DIAN.

“Para nosotros es gratificante que el país hoy se encuentre en la transición hacia la masificación de la Factura Electrónica, toda vez que mejorará las condiciones de productividad, competitividad y eficiencia de organizaciones públicas y privadas; la factura electrónica es fundamental para el desarrollo de comercio electrónico y corresponde al documento que soporta transacciones  de venta de un producto y operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales o soluciones informáticas; sus procesos de expedición, recibo, aceptación o rechazo y conservación se hacen por medios electrónicos ” Dijo Victoria Eugenia Virviescas.

Pensando hacia el futuro, dice que el crecimiento va ser exponencial “porque se está masificando por ser una política pública y nosotros como gremio hemos estado participando en la construcción de esta política pública. No ha sido fácil esa transición de tener que imprimir el documento a hacer una transacción netamente electrónica. Ya desde el 1 de septiembre de este año lo deben hacer las grandes empresas y desde el 1 de enero de 2019”.

Agregó que con la facturación electrónica las empresas se ahorran el papel que utilizan para las impresiones que se hacen actualmente. “Esa migración no es de un día para otro porque las grandes compañías normalmente hacen un estudio de las proveedoras tecnológicas, de los 49 proveedoras que tiene la DIAN”.

Fuente:  http://www.eluniversal.com.co/economica/la-facturacion-electronica-viene-en-crecimiento-en-colombia-281645  

 

Claves que debe tener presente, en el proceso de facturación electrónica

A continuación, se presentarán algunas claves a tener en cuenta, para la facturación electrónica según la DIAN:

  • Funcionamiento: debe ser a través de una plataforma propia o de un tercero, donde se administre la versión electrónica equivalente (debe cumplir con toda la reglamentación tanto funcional como jurídica), de las facturas físicas usadas actualmente.
  • Pymes: todos aquellos que reportan IVA deberán empezar la facturación electrónica a partir de que la DIAN lo disponga.
  • Efecto Tributario: Implica desarrollar sistemas de información que les permitan a los usuarios expedir facturas, notas débito y crédito. Además, permite adoptar la criptografía para la firma de los documentos.
  • Ahorro: Actualmente emitir una factura física se estima que tiene un costo promedio de $2.633, mientras que una electrónica se espera que este alrededor de los $540.
  • Plazo a sanciones: quienes no cumplan las fechas límite de facturación electrónica según el régimen al que pertenecen podrán ser objeto de sanciones.
  • Veedores del proceso: Son todos aquellos que adquieren bienes y servicios porque ellos son quienes tienen derecho al crédito fiscal involucrado en las facturas electrónicas que reciben de los proveedores, y podrán verificar que el IVA generado sea el correcto y se gire al fisco nacional.
  • Recomendación: Es importante facturar directamente o con un proveedor tecnológico autorizado y establecer el nivel de interacción y automatización de la solución tecnológica con los actuales procesos de la empresa.

Fuente: http://www.eltiempo.com/economia/sectores/factura-electronica-para-colombia-en-el-2019-194186

Si es gran contribuyente, le contamos la fecha máxima que tiene para facturar electrónicamente según la resolución 00010 de 2018

En la Resolución 000010 de febrero 6 de 2018 la Dian establece que los más de 3.600 contribuyentes que actualmente tienen el status de “grandes contribuyentes” (Adquirido atreves de la resolución 000076 de 2016) tendrán que empezar a facturar electrónicamente desde el 1 de septiembre de 2018.

Esta resolución no aplicará a los grandes contribuyentes que no estén obligados a expedir factura o documento equivalente (“No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado” fuente: Secretariasenado.gov.co – estatuto tributario).

Si algún gran contribuyente ya había empezado a facturar electrónicamente de forma voluntaria, entonces no deberá tener en cuenta los plazos.

¿Qué tipo de facturación electrónica se deberá emitir?

Quienes estarán obligados a facturar electrónicamente a través de la Resolución 000010 de 2018 deberán hacerlo con el tipo de factura electrónica que actualmente se encuentra regulada por el Decreto 2242.

Quienes no cumplan con los anteriores parámetros y tengan la obligación de declarar IVA y el impuesto al consumo deben hacerlo a partir del 1.° de enero del 2019.

 

Fuente: https://actualicese.com/actualidad/2018/02/20/grandes-contribuyentes-deberan-empezar-a-facturar-electronicamente-a-partir-de-septiembre-1-de-2018/#

RIESGOS DE NO IMPLEMENTAR FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Solo el tres por ciento de las empresas colombianas han puesto en funcionamiento la facturación electrónica, se debe recordar que el próximo 1 de junio unos 3.000 grandes contribuyentes ya deben estar facturando de esta manera y el resto de empresas el 1 de enero de 2019, según las directrices dadas por la DIAN.

Algunos de los riesgos que se puede tener al no implementar la facturación electrónica son:

  • Las empresas que se tarden en la implementación de la facturación electrónica podrían encontrarse en una situación de ilegalidad.
  • Las empresas que no expidan la E-Factura podrían verse como evasoras de impuestos.
  • Quedarse rezagado o verse obsoleto frente a sus competidores en temas tecnológicos y de eficiencia en el proceso de facturación y por ende perder clientes que requieran recibir su factura electrónicamente.

Los empresarios deben dejar atrás sus temores para poder disfrutar de los beneficios que otorga la facturación electrónica:

  • Evitar el riesgo de que las facturas sean duplicadas o se pierdan
  • El ahorro en costo
  • Mayor rapidez en la expedición del documento
  • Reducción en el uso del papel y espacio físico de almacenamiento
  • Seguridad de la información
  • Sera más eficiente o ágil el proceso de la contabilidad de las facturas

Fuentes:

MITOS DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

El proceso que se lleva acabo en el país de facturación electrónica ha levantado algunos mitos los cuales enumeraremos y trataremos de dar claridad:

  • Mito 1: La facturación electrónica solo deberá ser implantada en empresas:
    • Se han establecido fechas límites para que todos los contribuyentes realicen la transición digital hasta llegar a la masificación del uso de la factura electrónica.
  • Mito 2: La facturación electrónica eliminará el uso del papel
    • Por responsabilidad ambiental el desmonte o reducción del uso del papel debería ser una política en cada empresa, lo que permitirá la facturación electrónica es acelerar este proceso, sin embargo, si usted desea la copia física podrá tener acceso a ella sin inconvenientes.
  • Mito 3: La facturación electrónica es costosa
    • Según estudios realizados las empresas podrían tener un ahorro entre el 70% y 80% de lo que se gasta actualmente haciendo el proceso en papel. Por otro lado, se estima que después de ser implementado no habrá gastos adicionales en infraestructura ya que puede hacerse el proceso en plataformas de acceso común.
  • Mito 4: Si no lleva sello la factura no es valida
    • La firma digital y el código único de cada factura emitida permitirán establecer la veracidad o validez del documento ante la DIAN, adicionalmente las facturas electrónicas contemplan métodos tecnológicos de validación. Tendrá la posibilidad de tener acuses de recibo o de rechazo por medios electrónicos.
  • Mito 5: La información de la empresa estará expuesta
    • Los datos siempre estarán protegidos. La DIAN ha puesto como requisito a los proveedores tecnológicos que deben cumplir con las normas ISO7001 que se refieren a la seguridad informática, según los estándares internacionales para la gestión de la información de las organizaciones

Fuentes:

http://www.portafolio.co/economia/finanzas/mitos-facturacion-electronica-496529

https://www.larepublica.co/especiales/facturacion-electronica/los-mitos-de-la-facturacion-electronica-2608659

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TRANSFORMACIÓN DIGITAL VS FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

El 2018 tiene como reto para las empresas dejar consolidado el proceso de facturación electrónica, lo que a su vez traerá la transformación digital con todos los beneficios que ella conlleva.

En 2019 se espera que la transformación digital se dispare ya que a partir del 1 de enero de 2019 se deberá tener implementada la facturación electrónica, ya que las empresas se verán obligadas a incorporar nuevas tecnologías en sus procesos administrativos, deberán buscar soluciones tecnológicas y alternativas que ayuden a potenciar su competitividad y productividad.

Según MinTic el 75% de las PYMES ya están conectadas a internet, sin embargo, solo el 36% cuentan con una página WEB para promocionar sus productos o servicios.

Se espera que para el 2025 la penetración de Internet alcanzará al 85% de la población, teniendo a la conectividad móvil, el Big Data y la Nube entre las principales fuerzas de la transformación digital según la consultora Frost & Sullivan, con lo cual las PYMES desarrollaran nuevas capacidades tales como la autorización en sus procesos laborares, y la facturación electrónica será un punto de partida importante para el inicio de esta transformación.

¿Qué importancia tendrá que las empresas implementen mecanismos digitales?

“Los mecanismos digitales abren un mundo de posibilidades en la búsqueda de la optimización de las operaciones. Los cambios permiten replantear los procesos para que las compañías logren alcanzar nuevos niveles de eficiencia respecto de la gestión documental, al convertirla en electrónica. La factura solo es un documento, pero los empresarios en su gestión diaria usan muchos otros elementos para soportar sus transacciones económicas. Si todos ellos se vuelven electrónicos, los ahorros serán gigantescos”.

Fuentes:

RETO DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA PARA LAS EMPRESAS COLOMBIANAS

En días pasados el director de la DIAN explico que para el proceso de facturar electrónicamente los empresarios podrán optar por alguno de estos dos caminos, implantar un software que así lo permita o contratar un proveedor tecnológico. “Lo recomendable es que revise su core business (gestión empresarial) para definir estas opciones.

Temas sensibles que tocará la facturación electrónica:

  • Modificaciones técnicas o digitales en la empresa
  • Gestionar nuevos modos de trabajo
  • Capacitación formal en las diferentes áreas encargadas.
  • Que los empleados estén enterados de cómo se llevará a cabo la implementación.
  • Dejar de lado el papel
  • Liderazgo en el proceso de implementación

En el momento de la implementación las empresas deberán tener un proveedor tecnológico autorizado y su costo será de acuerdo a las necesidades o tipo de solución que requiera, algunas les será necesario hacer una integración con los sistemas de información que poseen.

Es necesario que los clientes tengan algún correo electrónico donde se enviará la factura emitida, de no ser así se deberá entregar su representación gráfica.

Cada paso que se da hacia La facturación electrónica lleva a una PYME a estar en la vanguardia, tener mejor control de sus procesos y mayor eficiencia en su gestión.

Uno de los beneficios de la facturación electrónica será el ahorro que generará:

“Un estudio contratado por la Dian con el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT) encontró que un empresario gasta en promedio entre $2.700 y $3.000 durante todo el ciclo de vida de una factura, que más o menos es de 10 años; cuando cambie de paradigma y comience a emitir la factura electrónicamente, ese gasto podrá reducirse a más o menos $500, lo cual quiere decir que tendrá una tasa de retorno positiva y recuperará rápidamente las inversiones que haga”.

Fuentes:

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA GENERALIDADES

En Colombia desde el 24 de noviembre de 2015 se publicó el decreto 2242 donde se encuentra las condiciones de la facturación electrónica con el fin de ser masificada y tener un mejor control fiscal.

¿Qué es una factura electrónica?

Es el documento que soporta las transacciones de venta bienes y/o servicios. Se hace a través de un software que permite el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el Decreto 2242 y que habla sobre la expedición, recibo, rechazo y conservación del recibo.

¿Quiénes están obligados con la facturación electrónica en primera instancia?

  • La DIAN, expidió la Resolución 000072 de 2017, donde establece quienes están obligados a facturar electrónicamente entre ellos se encuentran quienes hayan solicitado rangos de numeración de factura electrónica entre el 29 de diciembre de 2012 y el 29 de diciembre de 2017, su artículo 5° señala que la vigencia será a partir del tercer mes de publicación, es decir el 29 de marzo de 2018.
  • La Resolución 000010 de 06/02/2018 en ella se encuentran seleccionados algunos contribuyentes para este fin. Aquellos calificados como grandes contribuyentes deberán cumplir con esta obligación a partir del 1 de septiembre de 2018, exceptuando a quienes mediante las Resoluciones 003 de 31 de enero de 2017 y 1304 de 28 de febrero de 2017, fueron excluidos.

La facturación electrónica ya es una realidad en nuestro país y su implementación ya inicio, la fecha límite para que la totalidad de las empresas del país cuenten con facturación electrónica es el 01 de enero de 2019, todas las empresas deben tener presente que es necesario iniciar el proceso de implementación como mínimo seis meses antes de los límites establecidos por la DIAN para tener todo listo a tiempo.

Fuentes:

¿Ya sabe si está obligado a facturar electrónicamente?

facturación electrónica

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La DIAN expidió recientemente la resolución 072 de 2017 que selecciona para facturar electrónicamente de manera obligatoria a todos los contribuyentes, responsables y agentes de retención, que se encuentra calificados como Grandes Contribuyentes. Se trata de los contribuyentes que habían facturado haciendo uso de las condiciones establecidas con el Decreto 1929 de 2007, las cuales no tienen vigencia desde el 1 de enero de 2018.

Los llamados a cumplir con esta obligatoriedad tendrán un plazo de 6 meses que se cumplen el 29 de junio de 2018, ya que la resolución empezó a regir desde el 29 de diciembre de 2017.

Si está dentro de los facturadores que ha expedido más de 3.000.000 de facturas mensuales contará con un plazo adicional de tres meses para iniciar a facturar electrónicamente, es decir, deberá iniciar máximo el 29 de septiembre de 2018.

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A continuación, podrá descargar el documento de ayuda aquí.

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